Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Souhail Khammale
KI-Helpbot (Einzelunternehmen)
Wilhelm-Schmidt-Straße 20
44263 Dortmund, Deutschland
E-Mail: info@ki-helpbot.de
Telefon: +49 160 7717531
USt-IdNr.: DE457233980

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Ihre Daten werden vertraulich und entsprechend der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Telekommunikation-Telemedien-Datenschutz-Gesetzes (TTDSG) sowie dieser Datenschutzerklärung behandelt.

Die Nutzung unserer Website ist grundsätzlich ohne Angabe personenbezogener Daten möglich. Soweit personenbezogene Daten erhoben werden, erfolgt dies stets auf freiwilliger Basis und nach den Grundsätzen der Datenminimierung.

3. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten werden auf dieser Website nur verarbeitet, wenn dies gesetzlich erlaubt ist oder Sie eingewilligt haben. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 DSGVO.

Daten werden insbesondere verarbeitet:

• beim Aufrufen der Website (Server-Logfiles, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
• bei der Nutzung von Kontaktformularen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
• beim Testen unserer Chatbots und Voicebots (Art. 6 Abs. 1 lit. a/b DSGVO)
• bei Buchung oder Vertragsabschluss (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)

4. Hosting & Datenverarbeitung in der EU

Diese Website wird ausschließlich auf Servern innerhalb der Europäischen Union gehostet. Alle personenbezogenen Daten verbleiben in der EU und werden nicht in Drittländer übermittelt.

Hosting-Anbieter: Vercel Inc. (mit EU-Rechenzentren) / Alternative: Hetzner Online GmbH, Deutschland.

5. Server-Logfiles

Beim Besuch dieser Website werden automatisch Informationen durch den Browser an den Server gesendet:

• IP-Adresse (anonymisiert nach 7 Tagen)
• Datum und Uhrzeit der Anfrage
• Browsertyp und -version
• Betriebssystem
• Referrer-URL

Diese Daten werden ausschließlich zur technischen Überwachung, Sicherheit und Optimierung verwendet und nach 30 Tagen automatisch gelöscht.

6. Kontaktaufnahme

Bei Kontaktaufnahme über Formular, E-Mail oder WhatsApp speichern wir Ihre Angaben (Name, E-Mail, Nachricht) zwecks Bearbeitung und Rückfragen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Die Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Speicherung entfällt, spätestens jedoch nach 3 Jahren, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

7. KI-gestützte Kommunikationssysteme

Auf unserer Website bieten wir interaktive Kommunikation mit KI-basierten Systemen an (Chatbots, Voicebots). Dabei werden Eingaben verarbeitet, um automatisierte Antworten zu erzeugen.

Verarbeitete Daten:

• Texteingaben & Sprachnachrichten (freiwillig)
• Zeitstempel & Interaktionsverlauf
• Technische Metadaten (IP-Adresse, Gerätetyp)

Wichtig: Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt. Alle KI-Dienstleister (z.B. OpenAI, Anthropic) sind durch Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) nach Art. 28 DSGVO gebunden.

8. Cookies & Einwilligung (TTDSG)

Diese Website verwendet nur technisch notwendige Cookies, die keiner Einwilligung bedürfen (§ 25 Abs. 2 TTDSG).

Für optionale Cookies (Analyse, Marketing) wird vorab Ihre ausdrückliche Einwilligung über unser Cookie-Banner eingeholt. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen.

Analyse-Tool (optional): Plausible Analytics (EU-gehostet, cookieless, DSGVO-konform)

9. Auftragsverarbeitung

Mit allen Drittanbietern, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, haben wir DSGVO-konforme Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

10. Ihre Rechte nach DSGVO

Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung / „Vergessenwerden" (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose E-Mail an: info@ki-helpbot.de

Zuständige Aufsichtsbehörde: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW

11. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen (z.B. 6 Jahre nach HGB, 10 Jahre nach AO).

12. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre Daten gegen Manipulation, Verlust, Zerstörung oder Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Dazu gehören:

• TLS 1.3 Verschlüsselung aller Datenübertragungen
• Regelmäßige Sicherheitsupdates
• Zugriffsbeschränkungen und Berechtigungskonzepte
• Regelmäßige Backups